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Inbox Zero in Outlook

One might like Microsofts range of products or not, at work the mail system is Outlook. Perdiod And combined with Exchange this gives some quite capable system for collaborative work. But as always there is room for improvement. So, in the following my customizations to Microsoft Outlook 2013 for Inbox Zero are shown.

All mail in one single folder.

This is the normal situation which many people work with. As a result, such a single folder contains mails that are read or unread. Mails which are there just for archive purposes, mails that act as reminder for something and finally mails which need to be acted upon or which need to be answered.

Why Inbox Zero?

For me such a system only works well if the daily number of messages is low. Yet, with a busy work schedule and lots of mails as I encounter from time to time, this is seldom the case.

If the number of mails increases or if mails often need to be dealt with in a longer time frame – e. g. an answer needs to be sent next month – I quickly need to rescan hundreds of messages and hunt for the mails which are still important. This is time consuming and annoying.

Enter Inbox Zero. Inbox Zero is an action-based concept with the objective to deal with all mails once. And only once. Ever. All mails that can neither be deleted nor be dealt with are either defered and saved as action items or are delegated. So much about the basic idea

My Interpretation of Inbox Zero

As with any theory, there is more than one way of implementation. Over time and inspired by the very clever Defer feature available in the ancient FIDO software Crosspoint my personal take at Inbox Zero developed into the following:

  • I do not treat the Inbox as a physical folder but use Filtered Views or Smart Search Folders.
  • The actual Inbox View is periodically reviewed. Upon review:
    1. All newly arrived and hence unread mails are briefly read.
    2. All read mails that do not require any action or that are for information purposes only are moved elsewhere.
    3. All read mails that only require a quick answer or that can be dealt with in a couple of minutes are processed right away and are then moved elsewhere.
    4. All read mails that I will deal with today or that provide information which I will need to access today again are left in the Inbox.
    5. All read mails that I will deal with later on are marked as deferred with an appropriate due date.

As my primary Inbox View is configured such that only mails are shown that are

  • (unread)
  • or (read and not deferred)
  • or deferred and (due or overdue) and (not finished),

I always see only the information which is of importance to me right now. Deferred mails come back into view at due time and can then be processed or be deferred again. Completed mails are simply flagged as completed and are no longer shown.

Read mails left in the Inbox for easy reference need to be moved once this reference need is no longer given or might be postponed.Periodically, all completed mails which are still present in the Inbox yet are not shown in the Inbox View are moved to the correct locations.

For me, this approach works even under heavy mail load. It drastically reduces the clutter in the Inbox and gives a nice overview over all relevant and required actions. The maintenance tasks, i.e. archiving of completed mail actions and moving reference mails, are either easily done or are done periodically in burst mode.

Inbox Zero in Outlook

So, how does this work in Outlook? Basically, I do use a custom view to dynamically select only the mail items relevant for me now. For this rather complex query the Outlook SQL DSAL notation is the only option I am aware of.

After lots of experimenting I use a query as follows:

 (
  "urn:schemas:httpmail:read" = 0
  OR "urn:schemas:httpmail:messageflag" IS NULL 
  OR NOT "urn:schemas:httpmail:messageflag" > 0 
  OR ("urn:schemas:httpmail:reply-by" <= 'morgen' AND NOT "urn:schemas:httpmail:reply-by" IS NULL)
  OR ("urn:schemas:httpmail:messageflag" > 0 AND "urn:schemas:httpmail:reply-by" IS NULL)
 ) AND (
  "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x10900003" IS NULL 
  OR NOT "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x10900003" < 2
 )

Here, we collect or join all mails via the SQL OR statement that are 1) unread, 2) without a message flag, 3) where the flag was set and deleted, 4) have a flag or category yet no due date. Of all these mails, only (AND statement) mails are shown that A) do not have a due date, B) are not marked as done or completed. For the last checks the inoffcial proptag 0x10900003 is queried.

Voila. Save and assign to a custom folder represation and you are ready to doe Inbox Zero the incunabulum way.

Endnote

For the assignment of due dates, categories etc. another blog post will follow.

And – btw – one of the first steps on any new computer is to disable the new mail notification actions. For me, email is an asynchronous means of communication where I decide – based on my current tasks and mood – when and how often I want to check my mail. For urgent matters, there is always the phone or personal communication.

Against the Cloud – Flickr Dowloads

Well, in the new days there came clouds. Lot’s of clouds. And they started to swallow lots and lots… images, documents, you name it. Everything… But I like sunshine and not clouds. So, out they must come. From the cloud on my own personal machine and under my control.

In this case, it was a picture set on Flickr for which I got access as public guest. And yes, as it is the usual case with clouds, this thing makes no difference. Upload is easy, downloads not. Neither as single impage nor – preferably – as complete set.

So what to do?

As described here Firefox, Greasemonkey and DownThemAll can be used togehter and form perfect match. The Flickr Image Script for greasemonkeys adds links to the largest available size for each image. DownThemAll can be set to really only download the images linked from the images. Additional Link here.

Done. Perfect. And yes, this is a personal note, too.

Tired of being tracked?

Today, many sites use external services like Google Analytics, Google AdSense, WordPress Stats or a plethora of others for statistics or the analysis of user behaviors. Also, each facebook or twitter button shown on a web page leads to a subsequent entry on facebook’s or twitter’s log with your ip, time of access and – if logged in – user credentials.

As a result, you become traceable, fully traceable. Anyone having access to such logs can now recreate and evaluate your complete browsing history over time. As a result, creating your personal user profile becomes a piece of cake. Knowing what you like is a given. Knowing what you may buy in the future is known. Knowing who your friends are can be determined.

Scary?

For me, yes. I don’t want others to collect such an amount of information about me and my personal behavior. Information, which will be there indefinitely and which I have no right and no possibility to delete.

Enter Ghostery

Ghostery is a nifty Firefox Add-on which shows you a list of known external services like the Facebook button mentioned above which a website uses and which is used for logging your own personal behavior. Each of these, let’s call them trackers can be blocked making you a bit more anonymous within the interwebs.

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PS: And I guarantee you will be surprised about the number of logging services each website uses.

QDL 0.5.0 is out!

This week, as boerse-online revamped the website, my quote downloader for Quicken QDL stopped working and got me busy.

As a result, I am pleased to announce QDL 0.5.0, a slightly larger updated with changes as follows:

  • The webpage retrieval is now done by wget so that onvista can be supported 🙂
  • None of the old data sources are working any more.
  • The current data sources for the kmm backend are: xetra, onvista, vwdsym. See the KmmSources.py for usage information.est)

Atomare Stoerfaelle in Japan

Man mag ob der unklaren Faktenlage zu verschiedenen Schlussfolgerungen kommen… die Ereignisse in Japan sind in Gänze als Katastrophe anzusehen. Da hierdurch auch in Deutschland die Diskussion um das FĂĽr und Wieder zur Atomkraft erneut angestossen wird und es sich hierbei um ein Thema handelt, welches mich sehr bewegt, im folgenden einge Anmerkungen meinerseits.

Ziel ist es, die vielfach schlichtweg falsch genutzten Begriffe wie Risiko zu klären und eine logisch abgeleitet Entscheidung zu diesem Thema herzuleiten. Für fachliche Erklärungen zur aktuellen Situation sei auf den excellenten Artikel von morgsatlarge wie auch auf die Seite gau-japan verwiesen.

Also….

Die Bewertung der friedlichen Nutzung der Atomenergie kann nur faktenbasiert erfolgen. Wenn wir dies aufgeben, so geben wir jegliche Form von objektiver Einschätzung auf und öffnen Willkür und Irrationalität Tor und Tür. Insofern im folgenden Fakten, deren Diskussion ich in der deutschen Medienlandschaft vermisse.

These: Atomenergie ist riskant.

Antwort: Was ist Risiko? Eine objektive Bewertung von Risiko kann nur erfolgen, so man Eintrittswahrscheinlickeit und (!) Schadensausmass im Schadensfall bewertet und fĂĽr unterschiedliche Szenarien vergleichend bewertet, also mit einen geeigneten MaĂźstab normiert.

Wenn man hierfür die entsprechenden Statistiken bemüht und rational und emotionsfrei das objektive Risiko für verschiedene Energiequellen ermittelt, so kann man durchaus zu dem Schluss kommen, dass gemessen in Tote / Jahr * TWh Atomkraft auf einem Niveau mit der Energieerzeugung aus Kohle steht. Letztere mit einigen Zehntausend Toten pro Jahr. Erstere mit seltenen Katastrophen von vielfach größerem Ausmaß.

These: Japan aendert alles

Antwort: Nein. Das Risiko war vorher da und ist auch nach wie vor vorhanden. Wenn es gesellschaftlicher oder (!) politischer Konsens ist, dass der gesamtgesellschaftliche Nutzen dieses Risiko wert ist, so ändert ein Schadenseintritt daran nichts. Man ist dieses Risiko bewusst eingegangen und sollte dementsprechend auch bereit sein, die Konsequenzen zu tragen. Ist man dies beim Schaden nicht, so hat man sich vorher in die eigene Tasche gelogen.

Was sich eventuell ändern könnte ist a) eine Hinterfragung ob dieses Risiko wirklich von Anfang annehmbar gewesen ist und b) ein Hinweis darauf, dass Verdrängung von Risiken langfristig keine Lösung ist.

These: Das ist ein Super-Gau

Nein. Zumindest gestern abend waren die Unfälle auf der internationalen Skala für Atomunfälle als Stufe 4/5 eingeordnet. Es gibt diverse Vorfälle auch in Europa, die gleich schwer eingestuft wurden. Erst bei einem Unfall der Kategorie 6 / 7 reden wir von wirklich gravierenden Auswirkungen auf Umwelt und Menschen. Dies ist zum Glück erst 1 x passiert.

These: Deutsche AKWs sind sicher denn hier gibt es keine Erdbeben.

Hier wäre ich mir im Hinblick auf den Oberrheingraben nicht sicher. Man bedenke – die Nachbeben in Japan sind stärker als die Auslegungsgrenze der dortigen AKWs.

Weiterhin führt der Ausschluss einer einzigen Fehlerquelle nicht dazu, dass eine Technik per se absolut sicher ist. Gerade bei einer komplexen Technik gibt es viele Möglichkeiten (Vorsatz wie in Tschernobyl; Kombination mehrer sehr unwahrscheinlicher Naturereignisse wie in Japan etc.), die bei der Entwicklung nicht berücksichtigt wurden und welche dann zu größeren Schäden führen können. Terroranschläge, Flugzeugabstürze etc. Dies alles muss in der Risikobetrachtung (s.o.) berücksichtigt werden.

Fazit:

Obiger Text mag auf den ersten Blick atomfreundlich klingen, ist aber letztlich aus rationalen Erwägungen abgeleitet. Kritik ist herzlich willkommen. Und wie stehe ich dazu? Ich bin gegen die Nutzung der Atomkraft und zwar aus folgenden Überlegungen:

  • Die Belastbarkeit oben genannter Risikoabschätzung ist sehr gering. Es liegen nur wenige Erfahrungen aus echten Störfällen vor (zum GlĂĽck); theoretische Abschätzungen sind immer hoch kontrovers zu diskutieren. Insofern ist das sog. Konfidenzniveau in meinen Augen nicht ausreichend gesichert.
  • Das heisst? Auch wenn Risikoberechnungen als Ergebnis einen akzeptablen „Body Count“ liefern könnte, so ist die Bandbreite innerhalb eines z. B. 95%-Perzentils immens. Mag man ein mittleres statistisches Risiko der Atomkraft von z. B. 10.000 Personen / Jahr ermitteln (was imho akzeptabel wäre), so können es je nach Interpretation und realer Situation auch um den Faktor 100 mehr oder weniger sein. Also 100 oder 1.000.000 Personen / Jahr. Ist letzter Wert noch akzeptabel? Nein!
  • Endlagerung: Die Suche nach einem Lager wird zurzeit primär politisch motiviert betrieben. Die Anwendung technischer Ausschlusskriterien wie auch eine objektive Analyse der Risikofaktoren finden öffentlich einsehbar nicht statt. Aus diesem Grund wie auch aus dem Grund, dass keinerlei Erfahrungen mit solchen Lagern vorliegen, vertrete ich die Meinung, dass hier mögliche Auswirkungen auf die Umwelt nicht ausreichend sicher abgeschätzt werden können. Im Prinzip gilt das in 1) gesagte.
  • Kommt es wirklich zu einem Störfall der Kategorie 6 / 7, so ist das hervorgerufene Leid groĂź. Im ungĂĽnstigen Fall ist die ganze Welt betroffen; ganze Staatengebilde werden möglicherweise zerrissen oder zerstört. Vom Leid millionen betroffener Menschen ganz zu schweigen…. Die Folgen sind so unfassbar immens, dass durch die Menschheit alles menschenmögliche getan werden muss, um dieses Leid zu absolut 100 % auszuschlieĂźen. Ich verlasse also meine oben aufgefĂĽhrte Argumentation der Risikoabschätzung muss aber gleichzeitig einsehen, dass es sich hier um eine ethisch / philosophisch einzuordnende Betrachtungsweise handelt. Mag jemand dieser Sichtweise nicht folgen, so ist dies von mir zu akzeptieren.

Meinungen? Kommentare?

Ebay blockt!

Man mag von ebay halten was man will… manche Absonderlichkeiten kann man ĂĽber diese Plattform ganz gut beziehen. Allerdings häuften sich in den vergangenen Wochen Fehlermedungen wie diese:

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Wohlgemerkt nur beim Zugang ĂĽber UMTS. Nicht, so das hauseigene WLAN verwendet wird. Und allein scheint man mit derartigen Problemen auch nicht zu sein… MerkwĂĽrdig!

Abhilfe? Die gibt es, wie z. B. hier fĂĽr Firefox beschrieben:

  • Open about:config
  • Filter for “lang” and search for the key “intl.accept_languages”.
  • Right-click on it and replace “fr” and “fr-ch” with “fr-ca” (Canada) or “fr-be” (Belgium) oder “fr-lu” (Luxembourg)

Voila 🙂

ReminderFox – A pretty nifty tool for Thunderbird

Today, email is quite an essential means of communication. Asynchronous communication. So, quite often, if I send an email where I expect to get a reply sooner or later. Depending on the issue at hand, later might be tomorrow. Or it might be in four weeks time.

If you consider such timescales, tracking all your requests for feedback can be cumbersome. Personally, I either try to remember everything, doctor around with manually created notes in some calendar for the very important stuff or work with plain text files. All in all, not very user-friendly and not very safe.

Enter ReminderFox.

ReminderFox is a nifty extension to Thunderbird which just adds the capability to add a reminder or to-do note to any mail in any of your accounts. So, instead of all these crutches mentioned above, you assign a date and some explanatory text to a mail. And – voila – you get reminded.

That’s something I like.

Es ist vollbracht!

Mehr als 5 Jahre harte Arbeit, ein weiteres Jahr Denkpause wie auch Feintuning und Feinschliff an Wochenenden und in Nachtschichten. Es ist vollbracht!

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